De uitdaging

Michael Van Speybroek, Finance Manager van het in Zomergem gevestigde My-Trucks, heeft nood aan een krachtig systeem om zijn lange termijn verhuuractiviteit te organiseren.

"Met een sterk groeiende vloot is de administratie bij aankoop van nieuwe voertuigen, de opstart van de verhuur, de maandelijkse facturatie en de management rapportering een belangrijke uitdaging." zegt Michael Van Speybroek.

Hij vatte zijn zoektocht naar deze specifieke oplossing aan door een uitgebreide en doorgedreven analyse uit te voeren, een oefening waar ze steeds aan verder werken om het maximale uit hun organisatie te halen. De analyse focust zich op hun huidige werking op ICT vlak - een ‘out of the box’ aanpak voor hun ICT - en een screening van de verschillende oplossingen in de markt. Volgens Michael zijn de meeste systemen enerzijds te functioneel specifiek alsook operationeel te algemeen waardoor de nodige aanpassingen typisch een dure oplossing vormen die bovendien suboptimaal is.

"Het pakket dient vooral om ons in staat te stellen onze sterke groei verder te ondersteunen, meer te doen met evenveel mensen en onze klanten beter te bedienen”. Het pakket dient ons ‘operationeel excellent’ te maken." aldus Michael.

De oplossing

"FleetMaster bleek de uitgelezen oplossing te hebben voor onze uitdagingen. Op basis van onze analyse en de screening van alle mogelijke systemen is hun innovatieve oplossing veruit het meest geavanceerd, flexibel en toegepast op de uitdagingen van onze sector."

FleetMaster zorgt ervoor dat My-Trucks alle administratie bij aankoop van trucks snel en digitaal kan verwerken en opvolgen, de contracten efficiënt kan opmaken en digitaal versturen, de maandelijkse facturatie via domiciliering kan uitvoeren en opvolgen en snel de meest geavanceerde management rapportering kan opmaken met een druk op de knop.


De resultaten

"Waar we vroeger met een eigen ontwikkeld systeem slechts een basis hadden, hebben we nu een volledige ERP oplossing op onze maat maar dit tegen een fractie van de typische kost van dergelijke systemen. De hoge mate van automatisatie van onze kernprocessen en hun facturatie per actief voertuig per maand zorgen voor een bijzonder korte terugverdientijd en een hoog rendement."

"De mensen van FleetMaster antwoordden op quasi al mijn functionele vragen ‘ja’, wat mij initieel verwonderde. Mijn eerste reactie bij de voorstelling van het platform was echter wel ‘it looks perfect’ en tot op vandaag zijn we hier bijzonder tevreden over. De software van FleetMaster bleek ook naadloos te koppelen op verschillende andere software toepassingen wat de efficiëntie nog verder bevorderde." vertelt Michael.